RéSolutions

Posté par Eve Faucher
Le Jeudi 10 janvier 2013
Dans Aménagement/Workplace, Coûts/Finance, Etudes de cas, Interviews/Invités, RH/Management, Stratégie immobilière

Dang Tran, Directeur Général Adjoint de Poste Immo, explique les enjeux de la Charte d’aménagement des espaces tertiaires du groupe La Poste élaborée en partenariat avec JLL.

Quelle démarche d’optimisation des espaces tertiaires a initiée Poste Immo ?

En raison de la présence postale sur tout le territoire national, notre parc immobilier, en particulier le parc tertiaire, est très éparpillé. Il a un fort taux de vacance de 12%, correspondant rarement à des sites entiers mais souvent à des parties de plateaux libérés. La question de l’optimisation de ces surfaces est sérieuse car elle représente 15 millions d’économies potentielles de loyer. Nous avons donc initié une démarche en 2011. La direction du Groupe a publié des « décrets internes » déterminant un cadre d’action commun et les outils adaptés à un déploiement massif et une démarche industrialisée spécifique à notre contexte immobilier.

Quels choix de pilotage avez-vous faits ?

Nous voulons concilier deux enjeux majeurs : la réduction des coûts immobiliers et la préservation des conditions de travail des collaborateurs. Nous avions l’intuition qu’une norme pilotée au mètre carré était une approche inadaptée à la diversité et à l’âge de notre parc. Nous lui avons préféré un pilotage en coût d’occupation cible à partir d’une norme d’occupation par mètre carré par poste de travail. C’est un vrai choix de pilotage qui évite un éventuel débat focalisé sur les surfaces. Concrètement, nous identifions les implantations tertiaires à optimiser prioritairement et nous cherchons une solution respectueuse du coût cible en veillant à l’équilibre entre la situation initiale et la situation cible potentiellement très différente.

Comment Poste Immo a-t-il préparé l’élaboration de cette charte ?

Nous avons mené un vaste benchmark de retours d’expérience auprès d’autres grands acteurs ayant mis en place une charte d’aménagement. Nous avons comparé les contextes, les objectifs et les problématiques immobilières de chacun. Nous avons ainsi répertorié les bonnes pratiques et les conseils mais aussi les erreurs à éviter ! Nous avons surtout pris le temps de définir précisément le périmètre de la charte, avec l’aide de JLL.

Quel est le périmètre de cette charte ?

C’est une charte « corporate » c’est-à-dire pouvant s’appliquer à l’ensemble du parc tertiaire dans sa diversité (en opposition à une charte élaborée dans le cadre d’un projet particulier). Elle s’inscrit dans le cadre du processus global d’optimisation des sites et concerne toutes les fonctions tertiaires standards (hors sites de production) et tous les espaces tertiaires types (bureaux, salles de réunion, espaces support hors espaces spécifiques comme les auditoriums ou les halles d’immeuble). Elle est destinée à tous les acteurs d’un projet (managers, pôle immobilier, organisations syndicales…). Elle procure un catalogue d’espaces types avec dotation minimale en mobilier et en informatique pour un poste de travail de base.

Plus précisément, que contient la charte ?

Elle donne d’abord des orientations générales, par exemple sur les ambiances, les questions de santé et de sécurité, le traitement des circulations, la réglementation à respecter et se base sur les normes INRS et recommandations AFNOR. Elle se présente aussi comme une boîte à outils pour les managers à qui reviennent les choix organisationnels. Ils disposent de solutions-types d’aménagement et de dimensionnement des espaces permettant d’élaborer un zoning général des surfaces. Celui-ci sert de base de discussion avec les IRP.

En quoi la charte d’aménagement est-elle un levier du processus d’optimisation ?

Cette charte « corporate » porte des objectifs qualitatifs de préservation des conditions de travail. Ses prescriptions s’imposent à toutes les entités du Groupe, et en cela elle doit garantir l’équité, le confort, la qualité et l’homogénéité des conditions de travail pour les fonctions tertiaires du Groupe. Elle est diffusée largement et nous espérons que son appropriation, par les syndicats et les IRP en tant que document « protecteur » des conditions de travail des personnels, contribuera au succès de son déploiement.

Comment a été pilotée l’élaboration de cette charte ?

Le pilotage a été assuré par Poste Immo sous l’égide de la DRH du Groupe. Ce projet transverse nécessite une concertation avec tous les acteurs concernés et avec des experts (ergonomes, médecins du travail). Nous tenons informés le CCHSCT et les organisations syndicales. C’est un travail de maturation. Il s’est passé sept mois avant la présentation de la charte aux IRP et sa validation par le Comex du Groupe. Sur le terrain, nous menons un travail important d’accompagnement pédagogique avec l’appui des filières territoriales. La charte a déjà été appliquée – ou est déjà en cours d’application –  pour trois grandes opérations notamment : le tertiaire de la Direction régionale d’Ile de France, celui de la Direction régionale de Lille et le siège de la Direction du Courrier.

Les protections de type A, B, C sont disposées en quinconce et protègent les postes de la vue directe. Ils peuvent être support identitaires (de la marque, de l'équipe...) - Copyright Atelier d'Architecture de JLL

Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans l’élaboration et le déploiement de la charte ?

La principale difficulté est de piloter un grand nombre d’acteurs dont les problématiques, les approches et les intérêts divergent. Il nous a fallu définir des principes génériques et un langage commun, quitte à inventer ensemble de nouvelles notions. Dans le déploiement, le plus compliqué est de déterminer le périmètre de responsabilité des acteurs et d’expliciter aux managers nos attentes. Plus spécifiquement, nous avons eu besoin d’expliquer la place de la charte dans le processus d’optimisation du tertiaire : en particulier, le fait que la charte est un outil central mais ne résume pas à elle seule toutes les méthodes et outils mis en place pour l’optimisation du tertiaire, ou encore le fait que la charte est un outil au service du manager mais qu’il appartient uniquement à ce dernier d’opérer ses choix managériaux d’organisation du travail.

Que diriez-vous à un Comex qui réfléchit à élaborer une charte d’aménagement ?

Le projet et le document ont fédéré les acteurs au-delà de nos espérances. La charte a permis d’engager une réflexion globale du Groupe sur l’optimisation des espaces tertiaires. Bien sûr, le coût du poste de travail préoccupe tous les directeurs immobiliers et nous attendons des bénéfices économiques de cette optimisation ! Mais ce n’est pas le but premier. Ma conviction est que, dans ce type de démarche, il faut embarquer d’autres objectifs et construire l’adhésion. Il ne s’agit pas de traduire littéralement réduction des coûts par réduction des surfaces mais bien de travailler sur des choix organisationnels qui conduisent à une réduction des coûts, et aussi (c’est peut-être encore plus important) une amélioration des conditions de travail, de l’efficacité, un meilleur fonctionnement collectif. La réflexion préalable à l’élaboration de la charte est donc cruciale !