Aménagements des espaces de travail : connaître les clés pour transformer l’essai

Tout projet de conseil, en immobilier d’entreprise ou dans d’autres secteurs d’activité, commence par l’identification des préoccupations et des besoins clients.  Un projet d’aménagement des espaces de travail n’échappe pas à la règle. Comme pour tout projet  stratégique, il est nécessaire de pouvoir répondre à un certain nombre de questions.

Et l’aménagement des espaces de travail cristallise des problématiques stratégiques d’entreprise : Comment et dans quelle mesure optimiser ses coûts en rationalisant ses espaces de travail? En investissant dans des espaces de travail innovants, quel sera le Retour sur Investissement? Comment créer de la valeur et de la performance à travers ses espaces de travail ? Comment éviter d’engendrer trop de « Business Disruption » pendant la durée du projet ? Quel va être l’impact social du projet? Comment créer l’adhésion des collaborateurs?

Parmi toutes ces questions, certaines vont prendre le pas sur d’autres, et souvent, les priorités vont évoluer en fonction de la temporalité et des évènements inhérents au projet. Il faut alors être capable de gérer l’équilibre entre les enjeux premiers et l’ensemble des autres dimensions clés dans la réussite d’un projet d’aménagement, tout en respectant les contraintes techniques du bâtiment et celles inhérentes au planning et au budget.

Le métier de consultant est parfois proche d’un art d’équilibriste. Trouver ce juste équilibre passe par une approche et une méthodologie intelligemment pensée, intégrée et articulée entre workplace strategy et concept design, gestion de projet transformante, change et communication. Le tout s’imbriquant parfaitement dans les étapes classiques d’un projet d’aménagement.

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Ecouter, pour réaliser un diagnostic de l’existant sur quelques axes clés afin de bien identifier le postulat de départ et mesurer l’ampleur de la transformation. Ecouter, pour cerner aussi les métiers afin de concevoir des aménagements et des typologies de postes de travail efficaces en parfaite adéquation avec les besoins fonctionnels.

Sur un projet d’aménagement pour le compte d’un opérateur des télécommunications, quatre typologies de postes de travail différentes ont été pensées pour répondre aux besoins métiers : le poste flexible, reconfigurable, adapté aux collaborateurs en mode projet, le poste sédentaire adapté aux travailleurs « postés », le poste atelier adapté aux profils métiers tournés vers l’innovation comme les chercheurs, les développeurs et les designers, et le poste alternatif pour les profils fortement nomades ou de passage. La taille, les solutions mobilier et l’équipement IT font la différence entre ces différentes typologies de postes.

Pour comprendre l’ampleur de la transformation, il faut se poser les 10 questions suivantes :

  1. Mon projet immobilier est-il couplé avec un projet de changement d’organisation, de restructuration, de fusion?
  2. Mon projet est-il très, moyennement ou peu transformant?
  3. Quel va être le niveau de « Business Disruption » engendré ?
  4. Quelle est la nature du changement ? Incrémental, Radical, Voulu, Imposé ?
  5. Quelle en est la durée ?
  6. Quelle est la taille de l’entité impactée?
  7. Quelle est la culture et quelles sont les pratiques managériales ? Quels sont les modes de travail dominants ?
  8. Quel est le rapport à l’innovation et la maturité digitale de l’organisation?
  9. Quelle est la posture de communication adoptée ?
  10. Quelle est l’histoire de l’entreprise par rapport au changement et l’état actuel du dialogue social ?

Les réponses apportées vont permettre de positionner, de projeter et de répondre aux enjeux. Un certain nombre de curseurs vont bouger en fonction des réponses apportées.

En Workplace Strategy et Concept Design, ce sont le degré d’innovation, de digitalisation, les typologies d’espaces et les aménagements proposés qui vont aller plus ou moins loin. Les entreprises souhaitent souvent être poussées dans leurs retranchements. Mais jusqu’où peut-on et doit-on aller ? La présentation de benchmarks sectoriels et internationaux est alors essentielle. Steve Jobs avait fait le constat depuis longtemps : « La plupart du temps, les gens ne savent pas ce qu’ils veulent avant que vous leur ayez montré ». Sur un projet de conception d’un plateau innovant  pour le compte d’un laboratoire pharmaceutique, les clients se positionnaient au démarrage essentiellement sur la fonctionnalité des aménagements, avec un fil rouge design très conventionnel, toute autre proposition étant appréciée comme de l’accessoire et du gadget. En montrant des benchmarks intra et intersectoriels, et en faisant visualiser à l’aide d’images 3D des typologies d’espaces innovants, nos clients ont adopté des types d’espaces différents, comme des « BarCamps »¹, et ont souhaité mettre en avant la dimension digitale des nouveaux aménagements, par exemple par l’adoption d’écrans de management visuel dans les espaces de réunion sur le plateau. L’esprit déco du lieu a été poussé dans un sens moins conventionnel, plus osé, reflétant les valeurs et l’esprit de l’entreprise de demain.

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En Gestion de projet transformante, ce sont la méthodologie (plus ou moins participative) et le cadencement des 4 étapes « classiques » (programmation, conception, travaux, réception) d’un projet immobilier qui vont varier.

En Change, ce sont l’implication des collaborateurs (Top Management, Middle Management, Management de proximité, IRP, tous collaborateurs), l’ampleur (faible, moyenne, forte selon les publics), le séquencement, la nature des actions de mobilisation et le choix des ambassadeurs qui vont différer selon les typologies de projets et de contexte.

En Communication, ce sont la posture (proximité, simplicité, institutionnelle), le format (orale, print, digitale, évènementielle), et la fréquence de la prise de parole qui changeront selon les contextes et les types d’organisation. La stratégie de communication sociale pourra aussi varier, être par exemple consensuelle ou plus frontale.

Sur les projets d’aménagement, de nombreux acteurs du secteur proposent des approches similaires. Aujourd’hui, le savoir est banalisé et partagé. Il est néanmoins nécessaire de proposer une approche sur mesure, presque « artisanale » car adaptée à la réalité de chaque entreprise, tout en s’appuyant sur une expérience « industrielle » de ce type de projets. Une des clés du succès sera aussi la pédagogie avec laquelle cette approche sera exposée.

Henry Ford disait « Les deux choses les plus importantes n’apparaissent pas au bilan de l’entreprise : sa réputation et ses hommes. » Difficile de faire un ROI d’un dispositif de Workplace Srategy, Concept Design, Change et Communication intelligemment conçu et appliqué. C’est pourtant une brique essentielle qu’il nous reste à proposer à nos clients dans le cadre de l’accompagnement.


1 Un BarCamp est une rencontre qui prend la forme d’ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participants qui doivent, à un titre ou à un autre apporter, quelque chose au Barcamp.

 

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